Regulamin usługi pAIger Biuro

Adres usługi: https://paiger.vercel.app/app [docelowo: domena do uzupełnienia]

Rozdział 1. Postanowienia ogólne#

§ 1. Usługodawca i kontakt#

1. Usługę pAIger Biuro świadczy Kamil Sobkowicz prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Mooning Charts Research Kamil Sobkowicz [do potwierdzenia w CEIDG], adres: [do uzupełnienia], NIP: 7133061369, REGON: 362010370, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czynny podatnik VAT („Usługodawca”).
2. Kontakt z Usługodawcą: e-mail [do uzupełnienia], telefon [do uzupełnienia]. Ten sam adres e-mail jest punktem kontaktowym dla użytkowników i dla organów w rozumieniu art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych, „DSA”). Kontakt jest możliwy w języku polskim i angielskim.
3. Regulamin jest regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1513, „u.ś.u.d.e.”). Usługodawca udostępnia go nieodpłatnie przed zawarciem umowy, w aplikacji pod adresem [adres]/regulamin, w formie, która pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować.

§ 2. Definicje#

1. Usługa: usługa pAIger Biuro opisana w § 3, świadczona przez aplikację internetową, numer telefonu biura i wiadomości SMS.
2. Biuro: przedsiębiorca prowadzący biuro rachunkowe albo podobną działalność, który zakłada w Usłudze konto biura. Biuro jest stroną umowy z Usługodawcą i płaci za Usługę.
3. Firma: klient Biura (przedsiębiorca), którego Biuro dodało do Usługi albo który dołączył do Biura kodem i został przez Biuro zatwierdzony.
4. Użytkownik: Biuro, osoba działająca w imieniu Biura (członek zespołu Biura) albo osoba działająca w imieniu Firmy, która loguje się do Usługi. Gdy Regulamin mówi o obowiązkach Użytkownika, obowiązki te obciążają Biuro, chyba że dotyczą wyłącznie Firmy.
5. Osoba kontaktująca się: każda osoba, która dzwoni albo pisze SMS na Numer biura, w tym Firmy, ich pracownicy i osoby trzecie.
6. Numer biura: numer telefonu udostępniony Biuru w ramach Usługi do odbierania połączeń i wiadomości SMS oraz do wysyłania SMS w imieniu Biura.
7. Asystent: funkcje Usługi działające automatycznie, w tym asystent głosowy odbierający połączenia, automatyczne odpowiedzi w czacie i szkice odpowiedzi przygotowywane przez model językowy.
8. Wynik: każda treść wytworzona automatycznie przez Usługę, w szczególności transkrypcja, podsumowanie rozmowy, temat sprawy, szkic odpowiedzi, automatyczna odpowiedź, dopasowanie sprawy do faktury, termin ZUS, zestawienie lub plik CSV.
9. Dane Użytkownika: wszelkie dane wprowadzone do Usługi przez Użytkownika albo pozyskane przez Usługę na jego polecenie (w tym lista Firm, dane faktur, nagrania i transkrypcje rozmów, wiadomości SMS i czatu, dane Osób kontaktujących się) oraz Wyniki wytworzone na ich podstawie.
10. Pilotaż: okres nieodpłatnego testowania Usługi opisany w § 6.
11. Tryb demo: publicznie dostępna wersja pokazowa Usługi na danych fikcyjnych opisana w § 6.
12. Umowa powierzenia: umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiąca Załącznik nr 1 do Regulaminu.
13. Przedsiębiorca na prawach konsumenta: osoba fizyczna zawierająca z Usługodawcą umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, art. 7aa ustawy o prawach konsumenta). Zasady dla tych osób zawiera Rozdział 7.

Rozdział 2. Usługa i konto#

§ 3. Czym jest Usługa#

1. pAIger Biuro to jedno miejsce kontaktu Biura z jego Firmami. Usługa obejmuje w szczególności:
   1. Numer biura, na który Firmy dzwonią i piszą SMS;
   2. asystenta głosowego, który odbiera połączenia na Numer biura, mówi na początku, że jest programem, nagrywa rozmowę, zapisuje ją jako tekst i tworzy z niej sprawę dla Biura; gdy asystent głosowy nie jest włączony, połączenie trafia do nagrywanej poczty głosowej;
   3. sprawy z połączeń, SMS i aplikacji, przypisywane do Firm;
   4. czat między Biurem a Firmą, w którym Asystent może przygotować szkic odpowiedzi do zatwierdzenia albo, jeśli Biuro to włączy, sam odpowiedzieć wyłącznie danymi z faktur, wpłat i terminów;
   5. wiadomości SMS do Firm, także masowe, wysyłane z Numeru biura;
   6. pobieranie danych faktur z programu fakturowego wskazanego przez Użytkownika (obecnie DogInvoice) na podstawie klucza dostępu przekazanego przez Użytkownika, a po uruchomieniu także z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na podstawie uprawnień nadanych przez Użytkownika;
   7. przegląd dokumentów i faktur Firm, oznaczanie ich przez Firmę i Biuro, zestawienia i pliki CSV;
   8. sprawdzanie danych kontrahentów w wykazie podatników VAT Ministra Finansów (biała lista) i wyliczanie terminów ZUS.
2. Funkcje oznaczone w aplikacji jako „wkrótce” nie są częścią Usługi, dopóki Usługodawca ich nie uruchomi. Uruchomienie nowej funkcji nie jest zmianą Regulaminu, chyba że wymaga zmiany praw lub obowiązków Użytkownika.
3. Usługa jest narzędziem do obsługi komunikacji i porządkowania informacji. Usługa nie prowadzi ksiąg, nie składa deklaracji, nie świadczy doradztwa podatkowego, prawnego ani księgowego i nie podejmuje decyzji za Biuro (§ 13).
4. Usługa nie jest usługą telefoniczną ogólnodostępną. Numer biura nie służy do wykonywania połączeń głosowych (w tym z numerami alarmowymi); z Numeru biura są wysyłane wyłącznie wiadomości SMS opisane w § 10. [do weryfikacji z prawnikiem telekomunikacyjnym: kwalifikacja Numeru biura, § 8 i PYTANIA-DO-DECYZJI.md]

§ 4. Wymagania techniczne#

1. Do korzystania z aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka (Chrome, Firefox, Safari albo Edge w jednej z dwóch ostatnich wersji) z włączoną obsługą JavaScript i niezbędnych plików cookies (Polityka cookies) oraz telefon komórkowy z numerem, na który przychodzi kod logowania.
2. Do rozmów z asystentem i wymiany SMS wystarczy zwykły telefon.
3. Szczególne zagrożenia związane z korzystaniem z usług elektronicznych (art. 6 u.ś.u.d.e.): wiadomości podszywające się pod Usługę lub Biuro (phishing), przejęcie kodu logowania, złośliwe oprogramowanie na urządzeniu, podsłuch w niezabezpieczonej sieci. Usługodawca nigdy nie prosi o podanie kodu logowania przez telefon, SMS ani e-mail. Użytkownik nie przekazuje kodu nikomu i korzysta z aktualnego oprogramowania.

§ 5. Konto i logowanie kodem SMS#

1. Konto zakłada się, podając numer telefonu komórkowego i wpisując jednorazowy kod wysłany SMS-em. Kod jest ważny przez krótki czas i można go użyć raz. Usługa ogranicza liczbę kodów i prób.
2. Przy pierwszym logowaniu Użytkownik akceptuje Regulamin i zapoznaje się z Polityką prywatności. Usługodawca zapisuje datę, wersję zaakceptowanego dokumentu i identyfikator konta.
3. Rolę (biuro albo firma) wybiera się raz. Biuro zakłada konto biura i przy tym zawiera z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi oraz Umowę powierzenia. Osoba zakładająca konto biura oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Biura.
4. Firma dołącza do Biura numerem z listy klientów Biura, jednorazowym kodem firmy albo kodem biura; w tym ostatnim przypadku Biuro musi zatwierdzić prośbę. Z chwilą dołączenia Firma zawiera z Usługodawcą nieodpłatną umowę o korzystanie z Usługi w ramach konta Biura, na zasadach Regulaminu. Osoba dołączająca oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Firmy i przyjmuje do wiadomości, że Biuro widzi sprawy, wiadomości i dane faktur Firmy w Usłudze.
5. Biuro może dodać członków zespołu. Biuro odpowiada za działania osób, którym dało dostęp, jak za własne, i niezwłocznie odbiera dostęp osobom, które przestały z nim współpracować.
6. Sesja wygasa po okresie wskazanym w Polityce cookies. Użytkownik wylogowuje się na urządzeniach, z których korzystają inne osoby.
7. Użytkownik niezwłocznie informuje Usługodawcę o utracie telefonu, zmianie numeru albo podejrzeniu, że ktoś inny korzysta z jego konta.

§ 6. Pilotaż, wersja testowa i tryb demo#

1. Pilotaż. Do dnia uruchomienia płatności Usługa jest dostępna nieodpłatnie dla Biur zaproszonych przez Usługodawcę (lista pilotażowa). W Pilotażu działają prawdziwe SMS-y i połączenia, więc Biuro może przetwarzać w Usłudze prawdziwe dane, na zasadach Regulaminu i Umowy powierzenia.
2. W Pilotażu Usługa jest wersją testową: funkcje mogą się zmieniać, być czasowo wyłączane albo działać z ograniczeniami, a Usługodawca nie gwarantuje określonej dostępności. Usługodawca informuje o istotnych zmianach w aplikacji lub e-mailem.
3. Pilotaż jest nieodpłatną wersją nieprodukcyjną udostępnioną w celu testów i oceny na ograniczony czas w rozumieniu art. 31 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2023/2854 (akt w sprawie danych). [do weryfikacji przez prawnika, czy Pilotaż z prawdziwymi danymi spełnia tę przesłankę; niezależnie od tego Usługodawca zapewnia eksport z § 23]
4. Usługodawca informuje Biuro o zakończeniu Pilotażu i cenie co najmniej 30 dni przed pierwszym okresem płatnym. Biuro, które nie wybierze wersji płatnej, może w tym czasie pobrać dane (§ 23); po upływie terminu konto przechodzi w tryb tylko do odczytu, a po kolejnych 30 dniach dane są usuwane.
5. Tryb demo. Tryb demo działa na danych fikcyjnych. Konta z publicznej puli numerów demo są wspólne dla wszystkich odwiedzających i są kasowane po 24 godzinach. W trybie demo nie wolno wprowadzać prawdziwych danych osobowych ani prawdziwych kluczy dostępu. Usługodawca nie odpowiada za dane wprowadzone do trybu demo wbrew temu zakazowi i może je usunąć bez uprzedzenia.

§ 7. Opłaty#

1. W Pilotażu Usługa jest nieodpłatna.
2. Po Pilotażu opłata wynosi 19 zł netto miesięcznie za każdą Firmę aktywną w Usłudze w danym miesiącu rozliczeniowym, powiększone o podatek VAT według obowiązującej stawki (Usługodawca jest czynnym podatnikiem VAT). Cennik w aplikacji podaje także cenę brutto. Firma aktywna oznacza Firmę zatwierdzoną przez Biuro, która w danym miesiącu nie była przez Biuro wyłączona [do decyzji].
3. Opłata obejmuje pulę 5 minut rozmów z asystentem głosowym miesięcznie na każdą aktywną Firmę, liczoną łącznie dla Biura, oraz wiadomości SMS w limitach wskazanych w cenniku w aplikacji [do decyzji: limit SMS]. Minuty i SMS ponad pulę Biuro może dokupić według cennika w aplikacji [do decyzji: 100 minut za 69 zł netto]. Niewykorzystana pula nie przechodzi na kolejny miesiąc.
4. Opłaty są płatne z góry za miesiąc, przez operatora płatności wskazanego w aplikacji, na podstawie faktury wystawianej przez Usługodawcę w formie elektronicznej. Biuro akceptuje faktury w postaci elektronicznej (art. 106n ustawy o podatku od towarów i usług); faktury ustrukturyzowane otrzymuje przez KSeF, gdy przepisy tego wymagają.
5. W razie opóźnienia w płatności przekraczającego 14 dni Usługodawca może, po uprzedzeniu e-mailem lub w aplikacji z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem, ograniczyć Usługę do odczytu i eksportu danych. Numer biura może wtedy przestać przyjmować połączenia; w takim przypadku Usługodawca ustawia informację głosową o niedostępności.
6. Zmiana cennika następuje w trybie § 25.

Rozdział 3. Funkcje szczególne#

§ 8. Numer biura#

1. Usługodawca udostępnia Biuru Numer biura z zasobów operatora telekomunikacyjnego, z którym Usługodawca ma umowę (obecnie Twilio albo SMSAPI). [do decyzji: numer rejestrowany na Usługodawcę albo na Biuro, PYTANIA-DO-DECYZJI.md]
2. Biuro nie nabywa praw do Numeru biura. Numer biura służy wyłącznie do komunikacji Biura z Firmami i innymi osobami w sprawach obsługiwanych przez Biuro.
3. Po zakończeniu umowy Usługodawca może zwolnić Numer biura. Na wniosek Biura złożony przed zakończeniem umowy Usługodawca, jeśli to technicznie możliwe, przez 30 dni odtwarza na Numerze biura komunikat o nowym numerze kontaktowym Biura. [do decyzji: przeniesienie numeru]
4. Biuro nie może używać Numeru biura do podszywania się pod inne podmioty ani do wysyłania wiadomości z nazwą nadawcy, do której nie ma prawa.

§ 9. Asystent głosowy i nagrania rozmów#

1. Asystent głosowy na początku każdej rozmowy mówi, że jest programem, że rozmowa jest nagrywana i zapisywana jako tekst, kto jest administratorem danych i gdzie znaleźć pełną informację. Wzór komunikatu przygotowuje Usługodawca; Biuro może zmienić nazwę, godziny i sposób przedstawienia się, ale nie może usunąć ani ukryć informacji, że rozmówca jest programem, informacji o nagrywaniu ani wskazania, gdzie znaleźć informację o danych.
2. Osoba kontaktująca się, która nie chce nagrania, może rozłączyć się i napisać SMS na Numer biura albo skontaktować się z Biurem w inny sposób. Komunikat o tym informuje.
3. Administratorem danych Osób kontaktujących się jest Biuro. Biuro spełnia wobec nich obowiązek informacyjny z art. 13 RODO; Usługodawca udostępnia w Usłudze wzór informacji i stronę, na którą kieruje komunikat.
4. Nagrania, transkrypcje i podsumowania są przechowywane przez okresy wskazane w Umowie powierzenia i Polityce prywatności, a następnie automatycznie usuwane. Biuro może ustawić krótsze okresy.
5. Odbiór połączeń i wiadomości, ich nagrywanie, transkrypcja i przechowywanie odbywają się na zlecenie Biura jako odbiorcy komunikatów i są przedmiotem Usługi (art. 386 ust. 2 pkt 1 i 3 PKE).
6. Asystent głosowy nie rozpoznaje emocji, nie identyfikuje osób po głosie i nie ocenia rozmówców. Numer, z którego ktoś dzwoni, służy wyłącznie do przypisania sprawy i nie potwierdza tożsamości dzwoniącego. Asystent nie przekazuje przez telefon danych z faktur ani innych danych Firmy.
7. Asystent głosowy nie jest numerem alarmowym. W nagłym zagrożeniu należy dzwonić pod 112.

§ 10. Wiadomości SMS, w tym masowe#

1. Nadawcą SMS wysyłanych z Numeru biura jest Biuro. Biuro odpowiada za treść wiadomości, wybór odbiorców i podstawę kontaktu z nimi.
2. Wiadomości dotyczące obsługi spraw Firm (np. prośba o dokument, przypomnienie o terminie płatności podatku lub składki, informacja o stanie sprawy, przypomnienie o fakturze) mają charakter transakcyjny (nie są informacją handlową w rozumieniu art. 2 pkt 2 u.ś.u.d.e.) i nie wymagają zgody z art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221, „PKE”), o ile nie zawierają informacji handlowej.
3. Wiadomość zawierająca informację handlową (promocję usług Biura lub innych podmiotów, zaproszenie do zakupu, newsletter, także jako dopisek do wiadomości transakcyjnej) wymaga uprzedniej zgody odbiorcy na otrzymywanie informacji handlowych SMS-em (art. 398 PKE). Biuro wysyła takie wiadomości wyłącznie do osób, od których ma taką zgodę, i na żądanie Usługodawcy wykazuje jej posiadanie.
4. Każda wiadomość masowa kończy się informacją o możliwości wypisania się („STOP wypisuje.”). Odpowiedź STOP wypisuje numer z wszystkich kolejnych wiadomości Biura; START przywraca wysyłkę. Biuro nie może obchodzić wypisania, np. wysyłając wiadomości z innego numeru.
5. Usługa stosuje dzienne limity wysyłek na Biuro i na platformę. Wiadomości ponad limit czekają na kolejny dzień. Usługodawca nie odpowiada za opóźnienia i niedoręczenia po stronie operatorów, o ile sam dochował należytej staranności.
6. Usługodawca może wstrzymać wysyłkę, która według jego rozsądnej oceny narusza ust. 3 lub 4, § 15 albo prawo, i niezwłocznie informuje o tym Biuro.

§ 11. Czat, szkice odpowiedzi i automatyczne odpowiedzi#

1. Szkic odpowiedzi przygotowany przez model językowy jest propozycją. Szkic trafia do Firmy dopiero po zatwierdzeniu przez osobę z Biura. Biuro odpowiada za każdą zatwierdzoną wiadomość jak za własną.
2. Szkice nie zawierają kwot, stawek, dat ani numerów rachunków; Usługa odrzuca szkic, który je zawiera, i podstawia szablon. Kwoty, terminy i dane z faktur wylicza Usługa bez udziału modelu językowego.
3. Biuro może włączyć tryb, w którym Asystent sam odpowiada Firmie danymi z faktur, wpłat i terminów. Taka wiadomość zaczyna się od oznaczenia „asystent biura (program):”. Biuro włącza ten tryb świadomie i odpowiada za jego skutki; sprawy podatkowe i niefakturowe zawsze trafiają do Biura jako szkic.
4. Do modelu językowego trafia wyłącznie treść wiadomości Firmy (skrócona), nazwa Biura i imię osoby prowadzącej, bez danych z faktur.

§ 12. Faktury, integracje i poufność#

1. Usługa pobiera dane faktur z programu fakturowego lub z KSeF wyłącznie na polecenie Użytkownika, który sam przekazuje klucz dostępu albo nadaje uprawnienie. Podłączenie klucza przez Biuro potwierdza osoba z Biura kodem SMS („TAK xxxx”) lub kodem wpisanym na stronie; podłączenie klucza przez Firmę potwierdza Firma kodem wpisanym na stronie.
2. Użytkownik odpowiada za zakres nadanego dostępu i za jego odwołanie. Odłączenie integracji w aplikacji usuwa zapisany klucz. Klucze są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nie są nikomu pokazywane.
3. Dostawca programu fakturowego (np. DogInvoice) i KSeF są źródłami danych wskazanymi przez Użytkownika. Usługodawca nie odpowiada za ich dostępność, poprawność danych w nich zapisanych ani za zmiany ich interfejsów.
4. Usługodawca nie jest podmiotem obowiązanym do zachowania tajemnicy skarbowej w rozumieniu art. 294 Ordynacji podatkowej. Usługodawca zachowuje w poufności Dane Użytkownika i informacje o działalności Biura i Firm, także po zakończeniu umowy, i nie ujawnia ich nikomu poza przypadkami przewidzianymi w Regulaminie, Umowie powierzenia i przepisach prawa.
5. Jeśli Biuro albo osoba w nim działająca jest związana tajemnicą zawodową (np. doradcy podatkowego), Biuro samo ocenia, czy i w jakim zakresie może korzystać z Usługi.

Rozdział 4. Zasady korzystania#

§ 13. Wyniki pomocnicze, brak porady#

1. Wyniki powstają automatycznie i mogą zawierać błędy, pominięcia albo nieaktualne dane, w szczególności transkrypcja może źle zapisać słowa, a dopasowanie sprawy do faktury może być błędne.
2. Wyniki mają charakter pomocniczy i nie są poradą podatkową, prawną, księgową ani finansową. Terminy i zestawienia są wyliczane według reguł opisanych w aplikacji i nie zastępują sprawdzenia w przepisach.
3. Użytkownik weryfikuje Wynik przed jego wykorzystaniem, w szczególności przed wysłaniem wiadomości do osoby trzeciej, zaksięgowaniem dokumentu, złożeniem deklaracji albo podjęciem decyzji wobec Firmy lub kontrahenta.
4. Decyzje podejmuje Użytkownik i on ponosi ich skutki.

§ 14. Obowiązki Użytkownika#

Użytkownik, a w zakresie działań Firmy także Firma:

1. podaje prawdziwe dane i aktualizuje je;
2. chroni dostęp do konta i kodów logowania;
3. ma podstawę prawną do przetwarzania danych, które wprowadza do Usługi, i do przekazania ich Usługodawcy, a jako administrator (albo w porozumieniu z administratorem, gdy sam przetwarza dane w imieniu Firmy) spełnia obowiązki informacyjne wobec swoich klientów, ich pracowników i Osób kontaktujących się, w tym o nagrywaniu rozmów i o korzystaniu z asystenta;
4. ma wymagane zgody na informacje handlowe (art. 398 PKE) i odpowiada za treść wiadomości wysyłanych z Usługi;
5. zapewnia, że Firmy, których dane wprowadza, są jego klientami, a osoby, do których pisze, mają związek z obsługiwanymi sprawami;
6. nie usuwa ani nie ukrywa informacji, że asystent jest programem, ani informacji o nagrywaniu;
7. wspiera kompetencje swoich pracowników w zakresie korzystania z systemów AI (art. 4 rozporządzenia (UE) 2024/1689), korzystając z materiałów udostępnionych przez Usługodawcę (Informacja o AI);
8. nie wprowadza do Usługi danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO) ani danych o wyrokach skazujących (art. 10 RODO), chyba że pojawią się one w rozmowie lub wiadomości bez jego woli;
9. przestrzega Regulaminu i przepisów prawa.

§ 15. Zakazane użycia#

1. Zakazane jest korzystanie z Usługi:
   1. do dostarczania treści o charakterze bezprawnym, w tym naruszających dobra osobiste, prawa autorskie, tajemnicę przedsiębiorstwa, oraz treści obraźliwych lub wprowadzających w błąd;
   2. do wysyłania spamu, informacji handlowych bez wymaganej zgody, wiadomości do osób niebędących klientami Biura i bez związku z jego działalnością, oraz do podszywania się pod inne osoby, urzędy, banki lub operatorów;
   3. do windykacji z użyciem gróźb, nękania albo wysyłania wiadomości w porach nocnych;
   4. do rekrutacji lub wyboru osób, oceny kandydatów, podejmowania decyzji o warunkach pracy, awansie lub zwolnieniu, monitorowania lub oceny wydajności i zachowania pracowników;
   5. do oceny zdolności kredytowej lub wiarygodności płatniczej osób fizycznych, tworzenia ich scoringu albo do profilowania;
   6. do rozpoznawania emocji, kategoryzacji biometrycznej i identyfikacji osób po głosie;
   7. do praktyk zakazanych w art. 5 rozporządzenia (UE) 2024/1689 (akt w sprawie sztucznej inteligencji, „AI Act”);
   8. do obchodzenia limitów, zabezpieczeń i komunikatów Usługi, testów penetracyjnych bez zgody Usługodawcy, automatycznego pobierania danych, odsprzedaży Usługi lub udostępniania jej podmiotom innym niż Firmy Biura;
   9. do połączeń lub wiadomości generujących sztuczny ruch (w tym SMS pumping).
2. Użycie Usługi w sposób z ust. 1 pkt 4-7 zmienia przeznaczenie systemu AI. Użytkownik, który to robi, działa wbrew Regulaminowi i sam ponosi obowiązki i odpowiedzialność, jakie AI Act wiąże z takim użyciem (w tym art. 25 ust. 1 AI Act).
3. W razie naruszenia ust. 1 Usługodawca może zablokować daną funkcję albo konto w trybie § 23 ust. 4.

§ 16. Wykorzystanie Danych Użytkownika: nie trenujemy, nie sprzedajemy#

1. Usługodawca przetwarza Dane Użytkownika wyłącznie w celu świadczenia Usługi na rzecz Użytkownika, zgodnie z Regulaminem, Umową powierzenia i poleceniami Użytkownika, a ponadto wyłącznie w zakresie niezbędnym do: (a) zapewnienia bezpieczeństwa Usługi oraz wykrywania nadużyć i zapobiegania im, (b) wykonania obowiązków prawnych, (c) obsługi zgłoszeń i reklamacji Użytkownika.
2. Usługodawca nie wykorzystuje Danych Użytkownika do trenowania, dostrajania ani ulepszania modeli sztucznej inteligencji, własnych ani cudzych, chyba że Użytkownik wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę w formie dokumentowej, odwołalną w każdym czasie.
3. Usługodawca nie sprzedaje Danych Użytkownika, nie udostępnia ich odpłatnie ani nieodpłatnie podmiotom trzecim i nie wykorzystuje ich do własnych celów, w szczególności reklamowych, marketingowych, profilowania ani budowy własnych baz danych. Wyjątkami są wyłącznie: przetwarzanie w zakresie z ust. 1 lit. a-c, przetwarzanie przez operatora telekomunikacyjnego opisane w ust. 5, statystyki z ust. 6 oraz udostępnienie organom publicznym, gdy wymaga tego przepis prawa. Przekazanie danych dalszym podmiotom przetwarzającym wymienionym w Załączniku nr 1 do Umowy powierzenia, działającym na polecenie Usługodawcy, nie jest udostępnieniem.
4. Usługodawca korzysta wyłącznie z takich dostawców modeli AI i usług komunikacyjnych, którzy zobowiązali się nie wykorzystywać Danych Użytkownika do trenowania modeli, i utrzymuje u nich ustawienia wyłączające takie wykorzystanie. Dostawcy ci mogą przechowywać dane przez ograniczony czas; okresy przechowywania u każdego dostawcy wskazuje Załącznik nr 1 do Umowy powierzenia. [warunek: ZMIANY-W-PRODUKCIE-PRZED-PUBLIKACJA.md A2 (OpenRouter bez DeepSeek, data_collection: deny, ZDR), A3 (opt-out trenowania i retention_days w ElevenLabs), A6 (Twilio bez funkcji z „Data Logging Terms”)]
5. Wyjątek: operator telekomunikacyjny (Twilio) przetwarza dane połączeń i wiadomości także jako odrębny administrator, we własnym celu zapobiegania nadużyciom i spamowi, w tym przez rozwijanie własnych narzędzi antynadużyciowych. Usługodawca nie ma na to wpływu i informuje o tym w Polityce prywatności.
6. Usługodawca może tworzyć zagregowane statystyki techniczne (np. liczba połączeń, czas odpowiedzi, liczba wysłanych SMS), które nie zawierają treści Danych Użytkownika i nie pozwalają na identyfikację Biura, Firm ani osób fizycznych, wyłącznie w celu utrzymania, rozliczania i planowania pojemności Usługi.

§ 17. Dane osobowe#

1. Usługodawca jest administratorem danych osobowych Użytkowników w zakresie kont, logowania, rozliczeń, bezpieczeństwa i kontaktu. Szczegóły zawiera Polityka prywatności.
2. W zakresie Danych Użytkownika zawierających dane osobowe (w szczególności dane Firm, ich pracowników i kontrahentów oraz Osób kontaktujących się) administratorem jest Biuro albo, gdy Biuro przetwarza dane w imieniu Firmy, Firma. Usługodawca jest wobec nich podmiotem przetwarzającym albo dalszym podmiotem przetwarzającym na podstawie Umowy powierzenia, którą Biuro zawiera, akceptując Regulamin przy zakładaniu konta biura. Na wniosek Biura Strony mogą podpisać Umowę powierzenia w formie odrębnego dokumentu.
3. Usługa nie podejmuje wobec osób fizycznych decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających (art. 22 RODO).

Rozdział 5. Odpowiedzialność#

§ 18. Odpowiedzialność Usługodawcy#

1. Usługodawca świadczy Usługę z należytą starannością. Postanowienia ust. 2-6 nie dotyczą Przedsiębiorcy na prawach konsumenta (Rozdział 7).
2. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Biura z tytułu umowy i w związku z nią, niezależnie od podstawy prawnej, jest ograniczona do kwoty opłat netto zapłaconych przez Biuro za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie, z którego wynika szkoda, nie mniej jednak niż [500] zł. W Pilotażu odpowiedzialność jest ograniczona do [500] zł. Wobec Firmy, która korzysta z Usługi nieodpłatnie w ramach konta Biura, odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do [500] zł i mieści się w limicie Biura.
3. Usługodawca nie odpowiada za utracone korzyści (art. 361 § 2 Kodeksu cywilnego) ani za utratę danych, której Użytkownik mógł zapobiec, korzystając z eksportu (§ 23).
4. Usługodawca nie odpowiada za szkody wynikłe z:
   1. treści wiadomości wysłanych przez Biuro, w tym szkiców zatwierdzonych przez Biuro i automatycznych odpowiedzi w trybie włączonym przez Biuro;
   2. decyzji podjętych na podstawie Wyników bez ich weryfikacji (§ 13);
   3. braku podstawy prawnej, zgody albo obowiązku informacyjnego po stronie Biura lub Firmy;
   4. danych nieprawdziwych, niekompletnych lub wprowadzonych z naruszeniem Regulaminu;
   5. niedostępności lub błędów KSeF, programów fakturowych, wykazu podatników VAT, sieci operatorów telekomunikacyjnych i dostawców modeli AI, pozostających poza kontrolą Usługodawcy, o ile Usługodawca dochował należytej staranności przy ich wyborze;
   6. siły wyższej.
5. Ograniczenia i wyłączenia z ust. 2-4 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie [ani wskutek rażącego niedbalstwa, PYTANIA-DO-DECYZJI.md] i nie ograniczają odpowiedzialności wobec osób, których dane dotyczą, wynikającej z art. 82 RODO; rozliczenia między Stronami w tym zakresie reguluje art. 82 ust. 5 RODO i Umowa powierzenia.
6. W Pilotażu Usługa jest udostępniana w stanie, w jakim jest, jako wersja testowa; Usługodawca nie zapewnia określonej dostępności ani poziomu usług.

§ 19. Odpowiedzialność Użytkownika#

1. Biuro odpowiada za naruszenie obowiązków z § 10, § 14 i § 15 przez siebie, osoby, którym dało dostęp, i Firmy działające w jego koncie, w zakresie, w jakim Biuro mogło im zapobiec.
2. Jeśli osoba trzecia (w tym osoba, której dane dotyczą, odbiorca SMS, organ) wystąpi przeciwko Usługodawcy z roszczeniem wynikającym z naruszenia przez Biuro obowiązków z § 10, § 14 lub § 15, Biuro zwolni Usługodawcę z odpowiedzialności i zwróci mu udokumentowane koszty, w tym zasądzone odszkodowania, nałożone kary i rozsądne koszty obsługi prawnej, pod warunkiem że Usługodawca niezwłocznie powiadomi Biuro o roszczeniu i umożliwi mu udział w obronie.

§ 20. Dostępność i przerwy#

1. Usługodawca dąży do ciągłej dostępności Usługi, ale może ją czasowo ograniczyć w celu konserwacji, aktualizacji lub usunięcia zagrożenia. O planowanych przerwach dłuższych niż 2 godziny informuje z wyprzedzeniem w aplikacji.
2. W czasie przerwy połączenia na Numer biura mogą nie być odbierane przez asystenta. Usługodawca stara się wtedy zapewnić pocztę głosową.

Rozdział 6. Reklamacje, DSA, zakończenie umowy#

§ 21. Reklamacje#

1. Reklamację można złożyć e-mailem na adres z § 1 ust. 2 albo w aplikacji. Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować konto, opis problemu i oczekiwany sposób załatwienia.
2. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem albo w aplikacji. Jeśli reklamacja wymaga uzupełnienia, termin biegnie od uzupełnienia.
3. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługują ponadto uprawnienia z § 24.

§ 22. Treści nielegalne (DSA)#

1. Usługa przechowuje informacje dostarczone przez Użytkowników i może być usługą hostingu w rozumieniu DSA. Ograniczenia treści wynikają z § 15. Usługodawca nie przegląda Danych Użytkownika z własnej inicjatywy, poza automatycznymi zabezpieczeniami opisanymi w Regulaminie (limity wysyłek, blokada wypisanych numerów, odrzucanie szkiców z liczbami lub linkami), które działają bez udziału człowieka. Decyzje o ograniczeniu dostępu do treści, wstrzymaniu wysyłki lub blokadzie konta w związku ze zgłoszeniem podejmuje człowiek (art. 14 ust. 1 DSA).
2. Każdy może zgłosić treść, którą uważa za nielegalną, e-mailem na adres z § 1 ust. 2. Zgłoszenie zawiera: wyjaśnienie, dlaczego treść jest nielegalna, jej dokładne wskazanie (np. numer nadawcy, data i treść SMS), imię i nazwisko lub nazwę oraz e-mail zgłaszającego (z wyjątkami z art. 16 ust. 2 lit. c DSA) i oświadczenie o działaniu w dobrej wierze.
3. Usługodawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia, rozpatruje je bez zbędnej zwłoki i informuje zgłaszającego o decyzji oraz o możliwości dochodzenia roszczeń przed sądem (art. 16 ust. 5 DSA). Jeśli Usługodawca ograniczy dostęp do treści, wstrzyma wysyłkę albo zablokuje konto, przekazuje Użytkownikowi uzasadnienie (art. 17 DSA), chyba że zakazują tego przepisy. Uzasadnienie wskazuje zastosowany środek, fakty i okoliczności, podstawę (przepis prawa albo postanowienie Regulaminu), informację, czy decyzję podjęto z użyciem środków zautomatyzowanych, oraz możliwość dochodzenia roszczeń przed sądem. Od decyzji można się odwołać e-mailem w ciągu 14 dni; odwołanie rozpatruje ponownie człowiek i nie wyłącza to drogi sądowej.
4. O podejrzeniu przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób Usługodawca informuje właściwe organy (art. 18 DSA).
5. Skargę na naruszenie DSA można złożyć do koordynatora do spraw usług cyfrowych; w Polsce jest nim Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej (ustawa z dnia 4 września 2026 r. o zmianie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, [do uzupełnienia: Dz.U. i data wejścia w życie]).

§ 23. Czas trwania, rozwiązanie, eksport i usunięcie danych#

1. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony z chwilą założenia konta biura. Umowa z Firmą (dostęp Firmy) trwa, dopóki Firma jest połączona z Biurem.
2. Biuro może wypowiedzieć umowę w każdym czasie w aplikacji albo e-mailem, ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego; w Pilotażu ze skutkiem natychmiastowym. Firma może w każdym czasie odłączyć się od Biura.
3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z ważnej przyczyny z 30-dniowym okresem wypowiedzenia. Ważne przyczyny to: zakończenie świadczenia Usługi w całości, zmiana przepisów lub decyzja organu uniemożliwiająca świadczenie Usługi w dotychczasowym kształcie, utrata możliwości korzystania z kluczowego dostawcy bez równoważnego zastępstwa, zakończenie Pilotażu bez wyboru wersji płatnej.
4. Usługodawca może zablokować konto lub funkcję ze skutkiem natychmiastowym, a następnie rozwiązać umowę, gdy Użytkownik: rażąco lub uporczywie narusza § 10 ust. 3-4 lub § 15, zagraża bezpieczeństwu Usługi, podał nieprawdziwe dane przy zakładaniu konta, albo gdy wymaga tego decyzja organu. Usługodawca informuje o blokadzie z uzasadnieniem.
5. Eksport i zmiana dostawcy. Biuro może w każdym czasie, bez dodatkowych opłat, pobrać w aplikacji swoje dane w formacie CSV lub JSON (Firmy, sprawy, transkrypcje, wiadomości, dane faktur, dziennik zdarzeń) oraz nagrania w formacie audio [funkcja do wdrożenia, ZMIANY-W-PRODUKCIE-PRZED-PUBLIKACJA.md]. Na żądanie Biura złożone najpóźniej w okresie wypowiedzenia Usługodawca wspiera przeniesienie danych do innego dostawcy lub do infrastruktury Biura (art. 23-30 aktu w sprawie danych): okres wypowiedzenia nie przekracza 2 miesięcy, okres przejściowy na przeniesienie wynosi do 30 dni, a po nim dane są dostępne do pobrania przez kolejne 30 dni.
6. Po upływie okresu na pobranie danych Usługodawca usuwa Dane Użytkownika, łącznie z plikami u dostawców, z wyjątkiem danych, które musi przechowywać na podstawie prawa (np. faktury za Usługę). Kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu dostawcy infrastruktury, nie dłuższym niż [7] dni.

Rozdział 7. Przedsiębiorcy na prawach konsumenta#

§ 24. Postanowienia dla przedsiębiorców na prawach konsumenta#

1. Ten rozdział dotyczy osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, dla której umowa z Usługodawcą nie ma charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu jej działalności udostępnionego w CEIDG (art. 385⁵ § 1 Kodeksu cywilnego, art. 7aa ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, t.j. Dz.U. 2026 poz. 1244, „u.p.k.”).
2. Oświadczenie o charakterze umowy. Przy zakładaniu konta taka osoba może, ale nie musi, oświadczyć, że umowa ma albo nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ § 1¹ Kodeksu cywilnego, art. 7aa ust. 2 u.p.k.). Usługodawca nie uzależnia zawarcia umowy od złożenia takiego oświadczenia. Brak oświadczenia nie pozbawia jej praw z tego rozdziału, jeśli spełnia warunki z ust. 1.
3. Wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta nie stosuje się: § 18 ust. 2-6, § 19 ust. 2, § 25 ust. 3 zdanie drugie, § 26 ust. 3 oraz § 12 ust. 2 Umowy powierzenia w zakresie odesłania do limitu z § 18. Usługodawca odpowiada wobec niego na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego, w tym za podwykonawców jak za własne działania (art. 474 Kodeksu cywilnego). Przedsiębiorca na prawach konsumenta odpowiada wobec Usługodawcy za naruszenie § 10, § 14 i § 15 na zasadach ogólnych (art. 471 Kodeksu cywilnego), a w sprawach danych osobowych według art. 82 ust. 5 RODO. Zmiana Regulaminu wiąże go, jeśli po otrzymaniu informacji z § 25 ust. 2 nie wypowie umowy; o tym skutku Usługodawca uprzedza w informacji o zmianie.
4. Prawo odstąpienia. Przedsiębiorca na prawach konsumenta może odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia bez podania przyczyny i bez kosztów, z zastrzeżeniem zdania czwartego. Oświadczenie składa się e-mailem na adres z § 1 ust. 2 albo pisemnie na adres z § 1 ust. 1, na przykład na formularzu z Załącznika nr 2 (art. 30 ust. 1 u.p.k.). Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem (art. 30 ust. 2 u.p.k.); Usługodawca niezwłocznie potwierdza jego otrzymanie e-mailem. Jeśli Przedsiębiorca na prawach konsumenta wyraźnie zażądał rozpoczęcia świadczenia płatnej Usługi przed upływem terminu do odstąpienia (art. 21 ust. 2 u.p.k.), płaci za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia, proporcjonalnie do ceny (art. 35 u.p.k.); bez takiego żądania nie ponosi kosztów za ten okres (art. 36 u.p.k.). Usługodawca zwraca pozostałe płatności w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem zapłaty, chyba że Przedsiębiorca na prawach konsumenta zgodzi się na inny, bezpłatny dla niego sposób (art. 32 u.p.k.). Przed usunięciem danych Usługodawca umożliwia pobranie danych zgodnie z § 23 ust. 5 (art. 32a u.p.k.). W Pilotażu odstąpienie nie wiąże się z żadnymi płatnościami.
5. Zgodność Usługi z umową. Usługodawca odpowiada za brak zgodności Usługi z umową na zasadach rozdziału 5b u.p.k. (art. 43h i następne). W razie braku zgodności można żądać doprowadzenia Usługi do zgodności, a gdy to niemożliwe, wymaga nadmiernych kosztów, nie nastąpiło w rozsądnym czasie albo brak zgodności jest istotny, obniżenia ceny albo odstąpienia od umowy. Reklamację rozpatruje się w 14 dni.
6. Zmiany Usługi. Usługodawca zmienia Usługę tylko z przyczyn wskazanych w § 25 ust. 1, bez kosztów dla Użytkownika, informując go o zmianie w jasny i zrozumiały sposób. Jeśli zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp do Usługi lub korzystanie z niej, Usługodawca informuje o niej z wyprzedzeniem na trwałym nośniku (e-mail), a Użytkownik może wypowiedzieć umowę bez kosztów w ciągu 30 dni od zmiany lub od otrzymania informacji, jeśli ta nastąpiła później (art. 43p-43q u.p.k.).
7. Spory rozstrzyga sąd właściwy według przepisów Kodeksu postępowania cywilnego. Przedsiębiorca na prawach konsumenta może korzystać z pozasądowych sposobów rozwiązywania sporów, w tym z pomocy miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów, w zakresie, w jakim przepisy na to pozwalają.
8. Postanowienia Regulaminu mniej korzystne dla Przedsiębiorcy na prawach konsumenta niż przepisy wskazane w ust. 1 nie obowiązują go w tym zakresie (art. 7 u.p.k.); w ich miejsce stosuje się przepisy.

Rozdział 8. Postanowienia końcowe#

§ 25. Zmiany Regulaminu#

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiana przepisów prawa lub ich wykładni przez sądy lub organy, decyzja lub zalecenie organu, zmiana dostawcy lub warunków dostawcy, od którego zależy Usługa, konieczność zapewnienia bezpieczeństwa lub zapobiegania nadużyciom, wprowadzenie nowej funkcji albo zmiana lub wycofanie funkcji, zmiana cennika wynikająca ze zmiany kosztów świadczenia Usługi (w szczególności cen operatorów, dostawców modeli AI i infrastruktury, podatków i opłat), zakończenie Pilotażu, usunięcie niejasności lub błędów redakcyjnych.
2. Usługodawca informuje o zmianie e-mailem lub w aplikacji co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie, a wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta i przy zmianie ceny co najmniej 30 dni przed. Informacja wskazuje zmienione postanowienia i datę ich wejścia w życie.
3. Użytkownik, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień przed wejściem zmiany w życie, bez kosztów. Dalsze korzystanie z Usługi po tej dacie oznacza akceptację zmiany; Usługa może poprosić o ponowne zaznaczenie akceptacji.
4. Zmiana wynikająca wyłącznie z nowych przepisów lub decyzji organu, które wchodzą w życie w krótszym terminie, może wejść w życie w terminie wynikającym z tych przepisów lub decyzji.

§ 26. Prawo właściwe i spory#

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Przepisy prawa chroniące konsumentów i Przedsiębiorców na prawach konsumenta, których nie można wyłączyć umową, mają pierwszeństwo.
2. Strony dążą do polubownego rozwiązania sporu.
3. Spory z Użytkownikami będącymi przedsiębiorcami, z zastrzeżeniem § 24 ust. 7, rozstrzyga sąd właściwy dla miejsca wykonywania działalności przez Usługodawcę.
4. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, u.ś.u.d.e., RODO i PKE.
5. Jeśli postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia wiążą nadal, a w miejsce postanowienia nieważnego stosuje się przepisy prawa. Zdanie poprzednie nie służy do utrzymania postanowień niedozwolonych wobec Przedsiębiorcy na prawach konsumenta.

§ 27. Dokumenty powiązane#

1. Częścią umowy jest Umowa powierzenia (Załącznik nr 1), dostępna pod adresem [adres]/umowa-powierzenia. Polityka prywatności, Polityka cookies i Informacja o AI (adresy [adres]/prywatnosc, /cookies i /ai) mają charakter informacyjny i nie są wzorcem umowy; zobowiązania Usługodawcy co do danych wynikają z Regulaminu i Umowy powierzenia.
2. W razie sprzeczności w zakresie ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma Umowa powierzenia.

Załącznik nr 1. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych#

Treść w pliku umowa-powierzenia.md (wersja akceptowana w aplikacji; na życzenie Biura także do podpisu).

Załącznik nr 2. Wzór formularza odstąpienia od umowy#

(formularz należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

Adresat: Kamil Sobkowicz, Mooning Charts Research Kamil Sobkowicz [do potwierdzenia w CEIDG], NIP 7133061369, pełny adres pocztowy: [do uzupełnienia], e-mail: [do uzupełnienia]

Ja/My() niniejszym informuję/informujemy() o moim/naszym(*) odstąpieniu od umowy o świadczenie usługi pAIger Biuro.

Data zawarcia umowy: ................. Imię i nazwisko, firma, NIP: ................. Numer telefonu konta: ................. Adres: ................. Podpis (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ................. Data: .................

(*) Niepotrzebne skreślić.